Política de Tratamiento de Datos

CCQ Asesores Jurídicos. (en adelante CCQ), en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, implementa la presente política para el tratamiento de datos personales (de ahora en adelante la Política), la Política se encontrará a disposición de todos los titulares de datos personales en las oficinas de CCQ y en la página web https://www.ccqasesoresjuridicos.com/ y será puesta en conocimiento de éstos en cumplimiento de dicha regulación. 

1. OBJETIVO DE LA POLÍTICA 

Con el objeto de dar cumplimiento a la legislación actual en materia de protección de Datos Personales, por medio de la presente Política, CCQ como tratante de datos personales obtenidos a través de sus distintos canales de comercialización y contacto (llamadas telefónicas, página web, correos electrónicos, contratos y demás) busca garantizar a todos los Titulares de Datos Personales (trabajadores, clientes potenciales, proveedores) la protección de estos, el derecho de acceso a los mismos, así como poner en conocimiento los canales por medio de los cuales los Titulares podrán ejercer sus derechos relacionados con los Datos Personales que tenga y llegue a tener CCQ.

2. PRINCIPIOS 

La Política se regirá por los siguientes principios: (a) Principio de legalidad en materia de tratamiento de Datos: El tratamiento de Datos Personales a que se refiere la Ley 1581 de 2012, es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen; (b) Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular; (c) Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. 

Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa Autorización salvo por mandato legal o judicial que releve el consentimiento; (d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; (e) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizar el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan; (f) Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la Ley y la Constitución Política. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley; (g) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la Ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; (h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de Datos Públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento de Datos Personales, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma. 

3. CONTENIDO

3.1 LOS DATOS PERSONALES 

Datos personales y/o información personal, es toda aquella información vinculada y/o que pueda asociarse a una y/o a varias personas naturales que la identifiquen y/o la hagan identificable como, por ejemplo: nombre, apellido, datos de contacto, entre otros.

3.2 INFORMACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

CCQ es responsable del tratamiento de los datos personales que reciba de los Titulares. 

A continuación, los datos del responsable del Tratamiento: Página web https://ccqasesoresjuridicos.com, email: contacto@ccqasesoresjuridicos.com. 

3.3. TRATAMIENTO Y FINALIDAD 

De acuerdo con las finalidades descritas en la presente Política, CCQ solo recopila y recibe información personal que sea suministrada voluntariamente por los Titulares. Los Datos Personales serán tratados única y exclusivamente para los fines autorizados: recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir, los datos personales recolectados, para las siguientes finalidades:

1. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la sociedad en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.
2. Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos). 
3. Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.
4. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por CCQ con el Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley (en caso de que se trate de empleados de la organización).
5. Contactar al Titular a través de correo electrónico o telefónicamente para el envío de información necesaria para desarrollar procesos de selección;
6. Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de la Firma.
7. Cumplir con los procesos internos de la Firma en materia de administración de proveedores y contratistas.
8. Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes de la Firma, con el fin de cumplir los contratos de servicios celebrados, incluyendo, pero sin limitarse a la verificación de afiliaciones y derechos de los individuos a los cuales los clientes de la Firma prestarán sus servicios, utilizar los Datos Personales para mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos.
9. El control y la prevención del fraude, lavado de activos, financiación del terrorismo y financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva incluyendo, pero sin limitarse, a la consulta en listas vinculantes, y toda la información necesaria requerida para dar cumplimiento a la regulación de prevención del fraude, lavado de activos, financiamiento del terrorismo, financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, entre ello las siguientes actividades: Suministrar los datos personales a las autoridades de control y vigilancia, ya sean administrativas, de policía, judiciales, nacionales o internacionales. Lo anterior, en virtud de un requerimiento legal o reglamentario.
10. Usar y/o revelar información y datos personales, con el fin de defender los derechos y/o propiedad de la Firma, sus clientes, sitio web o de sus usuarios para la detección y prevención del fraude y para la detección, aprehensión o persecución de actos criminales. 
11. Realizar el control y prevención de actividades ilícitas como el fraude, la corrupción, el lavado de activos y/o la financiación del terrorismo, incluyendo, pero sin limitarse a la consulta en listas vinculantes, restrictivas o bases de datos públicas.
12. Permitir el acceso a los datos personales a los auditories o terceros contratados para ejecutar y realizar procesos de auditoría interna o externa, propios de la actividad comercial que desarrolla la Firma. 

• El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y Bases de Datos de la Firma.
• Procesos al interior de la Firma, con fines de desarrollo u operativo y/o de administración de sistemas.  

1. La transmisión y transferencia de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos, incluyendo, pero sin limitarse a la expedición de carnets, certificados personalizados y certificaciones a terceros, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. En cualquier caso, los terceros estarán obligados en los términos de esta Política.
2. Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el negocio del cliente con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes. 
3. Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas internas de la Firma.

3.4. VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN.

Es su deber como Titular de la información suministrar a CCQ sus datos personales y de los terceros que le han habilitado para ello, actualizados, veraces, completos, exactos y correctos, debido a que dependiendo de la calidad de la información suministrada nos permite prestarte los servicios contratados de forma adecuada. CCQ presumirá la veracidad de la información suministrada y no asumirán la obligación de verificar la identidad, veracidad, vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos y/o documentos que cada uno de los Titulares nos proporcionen. Por lo tanto, la sociedad no asumirá responsabilidad por daños y/o perjuicios de cualquier naturaleza que pudieran tener origen en la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la información personal, incluyendo daños y perjuicios que puedan derivarse a la homonimia y/o a la suplantación de la identidad.

3.5. RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN DE MENORES DE EDAD

Reconocemos el nivel especial de protección que merecen los datos personales de los niños, niñas y adolescentes (en adelante, el menor edad o menores de edad), garantizando el interés superior y el respeto de sus derechos fundamentales, por lo tanto, CCQ podrá ser Responsable de los datos personales de los menores de edad que sean usuarios de los productos y/o servicios que ofrecemos y de acuerdo con las finalidades establecidas en el presente documento; entenderemos que el consentimiento será otorgado y/o autorizado a través del titular de la patria potestad y/o representante legal del menor de edad (padres y/o tutores), atendiendo a las especificaciones regulatorias. No utilizamos la información de los menores de edad para finalidades de marketing y/o promocionales. En el evento en que los titulares de la patria potestad y/o representantes legales de los menores detecten un tratamiento de datos no autorizado, podrán presentar sus consultas o reclamaciones al canal habilitado por CCQ el correo electrónico contacto@ccqasesoresjuridicos.com.

3.6. DATOS SENSIBLES

CCQ solo realizará tratamiento de Datos Sensibles cuando sea estrictamente necesario y cuando dicho tratamiento haya sido autorizado de forma previa, expresa y voluntaria por parte del respectivo Titular. Dicha Autorización es facultativa por parte del Titular. En este caso, CCQ mantendrá este tipo de datos bajo los mayores estándares de seguridad y con acceso restringido y serán tratados únicamente para las finalidades autorizadas por el Titular. En el evento en que el Titular detecte un tratamiento de datos no autorizado, podrán presentar sus consultas o reclamaciones al canal habilitado por CCQ el correo electrónico contacto@ccqasesoresjuridicos.com.

3.7. PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

La protección, seguridad y confidencialidad de la información y datos personales de los Titulares de la información es de vital importancia para CCQ. esta cuenta con políticas, procedimientos y estándares de seguridad de la información, los cuales podrán cambiar en cualquier momento a discreción de CCQ, y cuyo objetivo es proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información personal, independientemente del medio y/o formato donde se encuentren almacenados o ubicados, de forma temporal o permanente, así como en la forma en que éstos sean transmitidos.

En este sentido, nos apoyamos en herramientas tecnológicas de seguridad e implementamos prácticas de seguridad, que incluyen: transmisión y almacenamiento de información a través de mecanismos seguros, tales como cifrado, uso de protocolos seguros, aseguramiento de componentes tecnológicos, restricción de acceso a la información sólo a personal autorizado, respaldo de información, prácticas de desarrollo seguro de software, Firewalls, antivirus, IPS entre otros.

Los terceros contratados por CCQ (contratistas, consultores externos, colaboradores temporales, etc.) que involucre Tratamiento de información personal de propietarios, arrendatarios, deudores solidarios, trabajadores, clientes potenciales y proveedores, están igualmente obligados a adherirse y dar cumplimiento a la presente Política de Privacidad, los Manuales de seguridad y privacidad de la información y los protocolos de seguridad de CCQ.

Todo contrato de CCQ con un tercero y/o proveedor (contratistas, consultores externos, colaboradores temporales, etc.) en el que exista Tratamiento de datos personales incluye un acuerdo de confidencialidad y/o Anexo que detalla los compromisos y obligaciones para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de la información personal.

4. DEBERES DEL RESPONSABLE

CCQ en su calidad de responsable del Tratamiento, éste tendrá los siguientes deberes, tal y como los mismos se encuentran descritos en el Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012: 

(a) Garantizar al Titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data en los términos previstos en la ley.

(b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva Autorización otorgada por el Titular.

(c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgado.

(d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

(e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

(f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

(g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

(h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.

(i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

(j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.

(k) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

(l) Informar, a solicitud del Titular, el uso dado a sus Datos Personales.

(m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de los Datos Personales de los Titulares.

(n) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio en la materia regulada por esta Política. 

(b) Como Encargado del Tratamiento: CCQ, cuando actúe como Encargado del Tratamiento de la información, tendrá los deberes consignados en el Artículo 18 de Ley 1581 de 2012 así: 

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los Datos Personales en los términos en la ley.
4. Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley.
6. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
7. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
8. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
9. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio en la materia regulada por esta Política. En el evento en que concurran las calidades de responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento, CCQ deberá cumplir tanto con los deberes descritos en el literal (a) anterior como con aquellos descritos en este literal (b).

 

5. DERECHOS DE LOS TITULARES

El Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos: 

1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la Autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe la existencia / obtención de esta Autorización de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
3. Previa solicitud del Titular, ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que se le ha dado a sus Datos Personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal cuando en el tratamiento de sus Datos Personales no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, en el tratamiento de los Datos Personales, el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento han incurrido en conductas contrarias a la ley y/o a la Constitución Política.
6. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de tratamiento. 

6. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS 

Todas las consultas, reclamos, inquietudes y/o solicitudes de los Titulares de los Datos Personales que se encuentren bajo el tratamiento de CCQ, serán atendidas a través del siguiente correo: contacto@ccqasesoresjuridicos.com mail Para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos Personales, así como para revocar la Autorización del tratamiento, los Titulares deberán dirigir su respectiva solicitud siguiendo el procedimiento establecido por la ley para cada caso.

7. PROCEDIMIENTOS

Los Titulares de los Datos Personales podrán ejercer sus derechos a conocer, rectificar y suprimir sus Datos Personales y/o suprimir la Autorización otorgada a CCQ, siguiendo los siguientes procedimientos en el caso que corresponda: 

8. RECLAMOS 

El Titular o sus causas habientes que consideren que la información contenida en una Base de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante el Área Encargada, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 

(a) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Área Encargada de CCQ, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. 

(b) En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. 

(c) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 

(d) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

8. ACTUALIZACIÓN DE ESTA POLÍTICA DE PRIVACIDAD

CCQ, se reserva el derecho de realizar cambios en esta Política de Privacidad en cualquier momento. De presentarse un cambio importante en esta política de Privacidad, se notificará publicando un aviso del cambio en la página web o a través de correo electrónico y circular, según sea pertinente o requerido por la ley. 

9. REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD

El Titular o causa habiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

10. VIGENCIA 

Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales ha entrado en vigencia desde el catorce (30) de noviembre de dos mil veintidós (2022).

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.